La sfida

Girl Scouts of Japan è un'organizzazione nazionale composta da 47 enti locali e conta circa 40.000 membri. È membro dell'Associazione mondiale guide ed esploratrici, la più grande organizzazione su base volontaria dedicata alle ragazze e alle giovani donne. Girl Scouts è un'organizzazione che supporta e aiuta le ragazze e le giovani donne a realizzare appieno il proprio potenziale attraverso un'istruzione non formale.

In qualità di organizzazione nazionale, Girl Scouts of Japan ha dovuto affrontare diverse sfide per consentire una comunicazione chiara tra i diversi membri. Era necessario un sistema efficiente e sicuro che permettesse di allineare i gruppi e i membri di varie età e di mantenere in sicurezza le informazioni personali delle minorenni. Trattandosi di un'organizzazione ombrello in cui convergono diversi enti locali, i suoi file contengono informazioni personali di ragazze e giovani donne di ogni reparto, così come quelle dei loro capi. Avendo sedi distribuite in tutto il paese, il monitoraggio e la valutazione dell'efficacia delle attività è estremamente importante. I capi reparto e gli enti locali riportano a Girl Scouts of Japan informazioni sulla partecipazione, la frequenza degli eventi e altre metriche sull'impatto delle attività, per garantire che l'organizzazione sia il più efficace possibile. Potendo contare su risorse limitate, era necessaria una soluzione che fosse facilmente implementabile in tutto il paese nelle sedi dei diversi enti locali.

Storia

Un'autentica "girl scout" non ha paura di sperimentare cose nuove ed è con questo spirito che Girl Scouts of Japan ha integrato la suite dei prodotti Google per il non profit per gestire in modo efficace i diversi enti e gruppi locali. In primo luogo, ha utilizzato Google Workspace per allineare le attività tra i vari enti locali. Incorporando i moduli sul proprio sito web, può fornire ai propri membri programmi di e-learning attraverso Moduli Google. Questo sistema ha permesso a un maggior numero di membri di acquisire conoscenze sullo scoutismo femminile e imparare competenze per sviluppare la leadership. Il programma di scoutismo per le ragazze esiste da oltre un secolo, ma Girl Scouts of Japan ne ha modernizzato la struttura utilizzando i quiz dei Moduli Google per aiutare le ragazze e le giovani donne a migliorare le proprie conoscenze e competenze, attraverso un sistema di assegnazione di badge da parte di vari enti locali in tutto il paese.

I membri dello staff di Girl Scouts of Japan hanno diversi livelli di conoscenze tecnologiche e prodotti come Moduli e Fogli permettono loro di condividere facilmente informazioni e ottenere riepiloghi relativi ai dati senza la necessità di input manuali. Trattandosi di un'organizzazione ombrello in cui convergono diversi enti locali, il vantaggio principale che Google Workspace offre in questo caso è la possibilità di condividere i documenti solo con gli utenti che devono effettivamente avervi accesso per ogni sede locale, il che costituisce un'ulteriore misura a favore della privacy. Poiché i documenti possono essere condivisi tra i diversi enti locali, ogni reparto può condividere le proprie best practice, le attività di team building e altre attività utili alla realizzazione dei progetti. Con Gmail le precedenti preoccupazioni relative a spam, malware e altri problemi di sicurezza sono state considerevolmente ridotte utilizzando le impostazioni per la privacy di Google. Configurando Google Sites, diversi membri ed enti locali possono avere accesso a informazioni pertinenti, come manuali e materiale formativo per capi reparto. Questo permette di aggiornare in tempo reale e condividere rapidamente le informazioni tra gli enti e i membri locali supportati da Girl Scouts of Japan.

I prodotti di Google per il non profit non hanno solo migliorato la gestione interna dell'organizzazione. Recentemente Girl Scouts of Japan li ha sfruttati per gestire la comunicazione verso l'esterno e promuovere le proprie attività. Grazie ad Ad Grants e YouTube l'organizzazione sta costruendo attivamente la propria presenza online, con l'obiettivo di raggiungere nuovi membri e condividere gli eventi e l'incredibile lavoro svolto nelle diverse città. I suoi video di YouTube mostrano il lavoro svolto dall'organizzazione per incoraggiare le ragazze e le giovani donne a essere autosufficienti, tra cui le attività di team building, i canti e i campi estivi.

Per condividere informazioni e soprattutto per aumentare le partecipazioni ai suoi eventi, l'organizzazione utilizza Google Maps per aiutare le persone che non sono ancora iscritte e sono interessate allo scoutismo a trovare facilmente le iniziative che si svolgono in tutto il Giappone. Inoltre utilizza le API di Google Maps disponibili tramite il programma Earth per il Sociale per offrire una visione globale dell'impatto sui membri attuali e sui potenziali nuovi membri. Grazie all'uso combinato delle API di Google Maps e di YouTube, ha creato un tour virtuale di cinque strutture dedicate allo scoutismo in diversi angoli del mondo. Questi contenuti incoraggiano una prospettiva internazionale e fanno sentire i membri parte di una più grande comunità rappresentata in tutto il mondo.

Gli strumenti di Google per il non profit non si limitano ad aiutare Girl Scouts of Japan consentendo di sviluppare i programmi in modo organizzato ed efficiente, ma possono far capire meglio l'importante lavoro svolto dall'organizzazione per incoraggiare le ragazze e le giovani donne a essere autosufficienti.

Rumiko Meguro, sede centrale GSJ, team per le pubbliche relazioni e la raccolta fondi

Impatto

Trattandosi di una grande organizzazione a livello nazionale, l'impegno a espandersi è stato fondamentale per il successo. Il suo programma di e-learning, i cui contenuti sono stati determinati da un modulo Google, ha permesso di offrire a oltre 7000 membri una formazione che ha affrontato diversi temi, dallo scoutismo femminile a competenze generali utili nella vita. Da un punto di vista finanziario, Google Workspace ha consentito una più alta qualità dei sistemi di sicurezza facilmente implementabili in diverse sedi.

L'utilizzo di Google Workspace ha migliorato notevolmente l'efficienza operativa dell'organizzazione. Precedentemente, solo parte dello staff utilizzava alcuni prodotti Google, ma Google Workspace non era ancora stato implementato in tutta l'organizzazione. Era quindi necessario mantenere diversi account email, ma ciò comportava potenziali rischi per la sicurezza. Da quando l'organizzazione ha effettuato la migrazione a Google Workspace, ogni membro dello staff ha un solo account che copre qualsiasi esigenza operativa a cui è possibile accedere da dovunque. In questo modo non esiste più il rischio di perdere i documenti di un dipendente, nel caso in cui questo lasciasse l'organizzazione. Google Workspace consente di gestire internamente gli account dei propri utenti e di aggiornare l'intero staff dell'organizzazione in modo rapido ed efficace. In passato, il membro dello staff incaricato del sistema di tecnologie dell'informazione e della comunicazione doveva inviare una richiesta a un fornitore esterno compilando un foglio di lavoro per poter effettuare modifiche agli account, per esempio per aggiungere nuovi membri o cancellare gli account degli ex impiegati. Oggi le operazioni gestionali richiedono molto meno tempo e l'organizzazione può dedicare più tempo a espandersi e a raggiungere sempre più ragazze e giovani donne, portando avanti le attività del proprio programma.

Gli strumenti di Google per il non profit migliorano la visibilità dell'organizzazione e delle sue attività di sostegno dedicate alle ragazze e alle giovani donne, così come al loro sviluppo. Precedentemente, i visitatori del sito web dovevano scorrere un lungo elenco di eventi per poter consultare le iniziative. Con Google Maps è stato possibile incorporare una mappa al sito web e aggiornare gli eventi in tempo reale. A ogni evento viene assegnato un colore, in base al mese o all'argomento (ad esempio "Giornata delle Guide"), per aiutare le persone interessate allo scoutismo a trovare velocemente gli eventi locali a cui partecipare. Integrando gli eventi su Google Maps e mostrando la loro posizione, la partecipazione è notevolmente aumentata e le visualizzazioni delle informazioni degli eventi sono state più di 18.000. I potenziali nuovi membri non devono più perdere tempo a cercare l'incontro più vicino a loro e possono semplicemente guardare la mappa per trovare facilmente le opportunità per incontrarsi.

Condividere l'importante lavoro svolto e visualizzare l'impatto dell'organizzazione su ragazze e giovani donne è essenziale per Girl Scouts of Japan. Ad Grants ha migliorato la presenza online dell'organizzazione, portando il numero delle visite mensili al sito web a oltre 3000, aumentando del 500% il numero di visitatori in appena due mesi. In occasione di campagne internazionali come "Stop the Violence", ha creato annunci incoraggiando la parità di genere e la difesa dalla violenza per sensibilizzare i media e aumentare la copertura della campagna in Giappone. Per questo stesso motivo, sul suo canale YouTube è stata creata una playlist in cui le ragazze scout battono le mani cantando "I'll Think of You" di Kurt Schneider, come attività di team building. Molti enti e gruppi locali hanno registrato un proprio video e ad oggi esistono 43 contributi. Si tratta di un esempio delle attività svolte dalle guide ed è un modo per attirare nuovi membri sul sito web attraverso le schede e le annotazioni. Con oltre 20.000 visualizzazioni su alcuni video, YouTube si è dimostrato uno strumento fondamentale per far conoscere le attività svolte dall'organizzazione allo scopo di sostenere e incoraggiare l'autosufficienza delle ragazze e delle giovani donne.

Girl Scouts of Japan svolge dozzine di programmi che spaziano da quelli dedicati all'autostima realizzati in collaborazione con l'Associazione mondiale guide ed esploratrici e DOVE, alla campagna Stop the Violence contro la violenza sulle donne, oltre a diversi campi ed eventi in tutto il paese. Gli strumenti di Google per il non profit non si limitano a sviluppare i programmi in modo organizzato ed efficiente, ma possono far conoscere meglio le attività dedicate a incoraggiare e a rendere autosufficienti le ragazze e le giovani donne.